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KI-Workflows für Steuerberater und Kanzleien

DATEV- und Lexware-Anbindung, OCR-Belegklassifikation, Mandanten-Onboarding. Mandantenkommunikation mit kontextueller Antwort-Generierung. DSGVO-konform mit Azure OpenAI Frankfurt oder lokalen Modellen. Berufsrechtlich sauber aufgesetzt.

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DATEV+ Lexware nativ
EUDatenresidenz
Engpässe in der Kanzlei

Wo Steuerberater heute Zeit verlieren

Aus Erstgesprächen mit Mittelstands-Kanzleien zwischen 5 und 50 Mitarbeitern: vier wiederkehrende Engpässe die mit KI sauber adressierbar sind.

01

Belegklassifikation kostet Berufsträger-Zeit

Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassenbeleg, Reisekosten, Sonstiges. Diese Sortierung machen oft Mandanten-Buchhalter oder Berufsträger manuell. Ein Klassifizierer könnte das in Sekunden, mit nachvollziehbarer Vorkontierung.

02

Mandanten-Onboarding ist Excel-Wahnsinn

Bei jedem neuen Mandanten: Stammdaten erfassen, Verträge anlegen, DATEV-Mandant anlegen, Belegquellen einrichten, Zugänge erstellen. Ein durchschnittlicher Onboarding-Prozess bindet 4-8 Stunden Berater-Kapazität.

03

Mandantenkommunikation frisst Vormittage

Mandanten-Mails zu wiederkehrenden Themen (Fristen, Belege fehlen, Rückfragen zu Bescheiden) werden manuell beantwortet. Ein Klassifizierer könnte Standard-Anfragen vorbereiten lassen, der Berater muss nur prüfen und freigeben.

04

Sensible Daten und KI passen scheinbar nicht zusammen

Verständliche Sorge: Mandantendaten dürfen nicht in US-Clouds. Lösung gibt es: Azure OpenAI Frankfurt mit AVV oder lokale Llama-Modelle. Verschwiegenheit nach § 57 StBerG bleibt gewahrt.

Konkrete Workflows

Drei Workflows die sofort Wirkung zeigen

Aufstellung der Workflows die wir in den meisten Steuerkanzleien zuerst bauen. Pilot-Mandant zuerst, dann Skalierung auf den gesamten Mandantenstamm.

Workflow 01

OCR-Belegklassifikation mit DATEV-Vorkontierung

Belege landen via E-Mail, DATEV Unternehmen online oder Scan-Inbox im System. KI klassifiziert sie und schlägt Konten-Mapping vor.

  • Beleg-Typ erkannt (Eingangsrechnung, Reisekosten, etc.)
  • Vorschlag SKR03 oder SKR04 Konto
  • USt-Erkennung und Validierung
  • Mandant prüft, Berater gibt frei
  • Buchungssatz nach DATEV
Workflow 02

Mandanten-Onboarding strukturiert

Neuer Mandant wird via Formular oder Telefon angelegt. Workflow erfasst Daten und richtet alle Systeme parallel ein.

  • Stammdaten via Formular oder Sprach-Erfassung
  • Handelsregister-Abgleich automatisch
  • DATEV-Mandant wird automatisch angelegt
  • Vertragsentwurf wird vorbereitet
  • Belegquellen werden konfiguriert
Workflow 03

Mandanten-Mailbox mit Antwort-Vorschlägen

Eingehende Mandanten-Mails werden klassifiziert. Bei Standard-Anfragen wird eine Antwort vorbereitet.

  • Klassifikation in unter 2 Sekunden
  • Antwort-Vorschlag mit Mandanten-Kontext
  • Berater prüft und gibt frei
  • Kein Auto-Versand ohne Freigabe
  • Alles in der Kanzlei-DMS dokumentiert

Berufsrecht und DSGVO

Verschwiegenheit nach § 57 StBerG bleibt gewahrt. Mandantendaten verlassen den deutschen oder europäischen Datenraum nicht. Wir nutzen ausschließlich: Azure OpenAI Frankfurt mit AVV, lokale Llama-Modelle bei On-Premise-Wunsch, DATEV-eigene Schnittstellen.

Letzte Entscheidung beim Berater. KI schlägt vor und klassifiziert, aber gibt nichts ohne menschliche Freigabe nach außen frei. Das deckt sowohl berufsrechtliche als auch haftungsrechtliche Anforderungen ab.

Auditierbar. Jede KI-Aktion wird protokolliert. Bei Mandanten-Anfragen, Steuerprüfungen oder internen Audits ist nachvollziehbar wer was wann mit welchen Daten gemacht hat.

Stack

Komponenten die wir in Kanzleien routinemäßig einsetzen

Bestehende Systeme bleiben Leitplatte. Wir ergänzen und verbinden, statt zu ersetzen.

DATEV API Lexware Azure OpenAI Frankfurt Llama (lokal) n8n DATEV Unternehmen online SharePoint Microsoft 365 Outlook Whisper Tesseract OCR Doc-AI Power Automate
FAQ

Fragen die Kanzlei-Inhaber vor einem Projekt stellen

Q1Ist KI in einer Steuerkanzlei berufsrechtlich überhaupt zulässig?
Ja, mit klaren Bedingungen. Die Berufsordnung verlangt Verschwiegenheit (§ 57 StBerG) und sachgerechte Auftragsbearbeitung. KI darf eingesetzt werden, solange die Verschwiegenheit gewahrt bleibt und die letzte Entscheidung beim Steuerberater verbleibt. Wir setzen Modelle wahlweise lokal (Llama) oder über Azure OpenAI Frankfurt mit AVV ein, sodass keine Mandantendaten in US-Clouds gelangen.
Q2Welche DATEV-Schnittstellen nutzt ihr?
DATEV Anwendungen über die offizielle DATEV-API, DATEV Unternehmen online für Belege, ASCII-Import für Buchungssätze. Wir vermeiden Workarounds und nutzen vorhandene Schnittstellen die DATEV unterstützt. Lexware-Buchhalter, Lexware Office und Lexoffice gehen analog über deren API.
Q3Wie sicher ist die KI-Belegerkennung bei sensiblen Mandantendaten?
Daten verlassen den deutschen oder europäischen Datenraum nicht. Belege werden lokal oder in EU-Cloud verarbeitet. AVV mit allen Drittanbietern. Verschwiegenheitsverpflichtungen werden eingehalten. Auf Wunsch: komplette On-Premise-Variante mit lokalen Modellen (höherer Aufwand, dafür kein Cloud-Datenraum).
Q4Wie lange dauert die Einführung in einer mittleren Kanzlei?
Erster produktiver Workflow (z.B. Belegklassifikation für 1-2 Mandanten als Pilot) typischerweise in 2-3 Wochen. Skalierung auf den gesamten Mandantenstamm und weitere Workflows (Mandantenkommunikation, Onboarding) folgt in 4-12 Wochen je nach Komplexität.
Q5Was wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt? Bleiben die Workflows nutzbar?
Ja, das ist explizit so gebaut. Workflows sind dokumentiert, in n8n oder Power Automate orchestriert, kein eigener Code der nicht lesbar wäre. Bei Mitarbeiter-Wechsel kann ein neuer Kollege oder ein DATEV-naher IT-Partner die Workflows weiterführen. Optionaler Sparring-Vertrag für regelmäßige Anpassungen.
Q6Habt ihr eine Kanzlei-Referenz die ich sprechen kann?
Steuerberatung ist unser jüngster Schwerpunkt-Cluster. Wenn Sie eine konkrete Referenz wünschen, fragen Sie uns im Erstgespräch. Wir vermitteln gerne ein Gespräch mit einem Kanzlei-Inhaber aus unserem Netzwerk.

Eine Kanzlei skaliert nicht durch mehr Personal. Sie skaliert durch saubere Workflows.

30-Minuten-Erstgespräch, kostenfrei. Wir hören uns Ihre konkreten Engpässe an (Belegklassifikation, Onboarding, Mandantenkommunikation) und sagen direkt ob und wo KI sich für Ihre Kanzlei lohnt.

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